Rahasia Karyawan Anti Burnout dengan Teknik Time Blocking
Teknik time blocking merupakan metode pengelolaan waktu dimana karyawan membagi jadwal mereka menjadi blok waktu yang ditentukan untuk berbagai aktivitas. Setiap blok waktu harus diisi dengan tugas-tugas tertentu, seperti mengerjakan proyek, menjawab pesan client & e-mail, melakukan meeting (rapat) dan lain sebagainya sampai waktu bekerja selesai.
Teknik time blocking ini hadir sebagai solusi untuk karyawan yang selalu merasa terbebani oleh pekerjaan mereka yang menumpuk dan jadwal yang padat sehingga membuat mereka merasa overload dan burnout di kantor. Akibat dari burnout pun tidak main-main, karyawan akan kehilangan motivasi nya dalam bekerja, produktivitas menurun sampai kelelahan hingga menyebabkan mereka jatuh sakit.
Tentu, perusahaan tidak ingin jika karyawan mereka akan sering absen dari pekerjaan mereka karena hal ini akan sangat berpengaruh pada kualitas dan performa mereka dalam menyelesaikan setiap tugas-tugas yang diberikan manajemen. Oleh karena itu, teknik time blocking bisa menjadi solusi Anda untuk karyawan yang terlihat burnout dan kurang bisa me-manage waktu bekerja mereka dengan efektif.
Dengan teknik time blocking, karyawan dapat mengalokasikan waktu secara spesifik untuk setiap aktivitas. Karyawan juga dapat fokus pada tugas yang sedang dilakukan tanpa gangguan dan menghindari perasaan akan terlalu banyak tugas yang menumpuk sehingga membuat mereka merasa stres.
Anda bisa membantu karyawan dalam membuat blok waktu pekerjaan dengan waktu estimasi penyelesaiannya dengan teknik time blocking menggunakan strategi-strategi yang akan dijelaskan di bawah ini.
Bantu Karyawan Mengenali Prioritas Mereka
Sebelum melakukan teknik time blocking, ada baiknya Anda memberikan pemahaman pada karyawan tentang pekerjaan-pekerjaan apa saja yang menjadi prioritas mereka setiap hari nya selama waktu kerja.
Ajarkan mereka untuk menentukan apa pekerjaan prioritas mereka. Pekerjaan prioritas merupakan pekerjaan yang memiliki dampak besar pada kesuksesan pekerjaan maupun kontribusi kemajuan perusahaan. Prioritaskan tugas-tugas tersebut dengan mengalokasikan waktu yang cukup untuk menyelesaikannya.
Pastikan pula karyawan memberikan perhatian yang cukup pada proyek atau tugas-tugas yang memiliki deadline mendesak dan penting.
Pertimbangkan Kondisi Kognitif Karyawan
Cara melakukan teknik time blocking yang pertama adalah mempertimbangkan kondisi kognitif karyawan Anda. Buat mereka untuk memahami kapan waktu karyawan merasa dirinya produktif dan fokus, apakah pagi hari, siang hari atau sore hari.
Sesuaikan jadwal time blocking dengan kondisi kognitif mereka. Misalkan, untuk tugas-tugas yang prioritas, Anda bisa menyarankan karyawan untuk menempatkannya di blok waktu pagi hari sehingga karyawan akan lebih produktif dan fokus ketika menyelesaikan pekerjaan yang penting.
Teknik time blocking dengan memperhatikan kondisi kognitif karyawan sangat penting untuk memaksimalkan performa serta efektivitas kerja karyawan.
Buat Time Block yang Spesifik
Teknik time blocking yang selanjutnya adalah menentukan tugas-tugas untuk diklasifikasikan ke dalam blok waktu secara spesifik. Buat blok waktu dengan spesifik misalkan ada blok waktu untuk mengerjakan tugas-tugas kreatif, tugas-tugas checking atau menjawa email, blok waktu untuk pertemuan dan meeting baik internal maupun dengan klien dan sebagainya.
Pastikan juga karyawan mengatur pekerjaan-pekerjana mereka dengan batasan waktu yang tepat dan realisitis untuk setiap blok nya sehingga tidak terlalu banyak tugas yang harus diselesaikan dalam satu waktu. Dengan begini, karyawan tidak akan merasa burnout dan tugas nya setiap hari terasa menumpuk.
Jangan Lupa, Sisihkan Waktu Untuk Istirahat
Menyelesaiakan pekerjaan memang penting, namun perlu diingat bahwa salah satu alasan munculnya perasaan burnout dan overload juga akibat waktu istirahat karyawan yang terlalu singkat sehingga karyawan mereka terbebani.
Sisihkan waktu untuk karyawan boleh beristirahat dan ber-regenerasi. Anda bisa memberikan saran waktu 5 menit untuk karyawan beristirahat di setiap pergantian tugas satu ke tugas berikutnya. Waktu 5 menit ini bisa karyawan lakukan untuk melakukan peregangan badan dan tangan, melakukan kegiatan yang menyegarkan pikiran mereka sejenak, bercengkrama dengan rekan kerja sebentar ataupun mengambil minum.
Dengan tidak melupakan waktu istirahat dalam teknik time blocking, karyawan akan merasa tetap memiliki waktu istirahat yang cukup di sela-sela pekerjaan mereka.
Komitmen Untuk Batasi Gangguan dan Distraksi
Terkadang, karyawan sering merasa ter-distraksi dengan berbagai kegiatan atau situasi seperti suara notifikasi dari ponsel, membuat tab browser yang tidak relevan dengan pekerjaan dan sebagainya. Beri mereka pemahaman bahwa gangguan-gangguan seperti ini yang membuat mereka pada akhirnya merasakan burnout.
Pastikan karyawan menghindari kegiatan dan situasi yang dapat menganggu produktivitas mereka dalam menyelesaikan setiap tugas mereka. Anda juga bisa memberikan pemahaman bahwa situasi atau gangguan di atas bisa dilakukan pada waktu istirahat mereka sehingga pada waktu krusial untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan mereka, karyawan dapat tetap fokus sepenuhnya pada tugas yang sedang mereka kerjakan.
Jaga Work-Life Balance Karyawan
Terakhir, dalam teknik time blocking, karyawan juga tidak boleh melupakan keseimbangan antara waktu kerja dan waktu kehidupan pribadi mereka. Untuk itu, penting untuk memberikan pemahaman pada karyawan untuk tidak mengisi seluruh jadwal blok waktu dengan pekerjaan.
Pastikan karyawan menyisihkan waktu untuk aktivitas di luar pekerjaan mereka dengan kegiatan yang mereka nikmati dan sukai seperti berkumpul bersama keluarga tercinta, berolahraga, melakukan hobi, menikmati waktu dengan teman-teman dan sebagainya. Dengan memiliki Work-Life Balance yang baik dan sehat, karyawan akan terhindar dari burnout dan mereka juga dapat menjaga kesejahteraan hidup mereka.
Dengan menerapkan strategi-strategi teknik time blocking ini, Anda dapat menjaga karyawan dari risiko munculnya burnout dan overload dalam pekerjaan mereka. Teknik time blocking adalah alternatif yang tepat dan bermanfaat untuk mengelola tugas dengan efektif sehingga karyawan akan merasa lebih terorganisir dan mampu mempertahankan Work-Life Balance mereka.
Dapatkan informasi dan tips tentang Human Resource dan Manajemen Sumber Daya Manusia hanya di Master Kinerja. Ikuti juga pelatihan bersertifikasi BNSP hanya di Sertifikasi Human Resource Manager bersama BNSP. Klik disini untuk cari tau info nya lebih lanjut.
