Terapkan Level Grade Karyawan Biar Makin Gemilang!
Membuat level grade karyawan untuk setiap pekerjaan yang ada dalam perusahaan merupakan salah satu tugas penting yang harus dilakukan oleh tim Human Resource Manager. Hal ini berguna untuk menunjukkan bahwa perusahaan memiliki jenjang karir yang jelas dan memikirkan tingkat kesejahteraan karyawannya. Karena level grade karyawan memengaruhi skala gaji, tanggung jawab dan beban kerja yang dimiliki oleh setiap karyawan. Oleh karena itu, penting bagi HR untuk mengetahui cara membuat level grade karyawandengan tepat.
Apa yang Dimaksud dengan Level Grade Karyawan dan Apa Saja Tingkatannya?
Level grade karyawan merupakan sebuah tingkatan untuk penggolongan jabatan dalam perusahaan yang disusun berdasarkan besar kecilnya tanggung jawab dan tugas pekerjaan karyawan dalam perusahaan tersebut. Terdapat 10 tingkatan atau grade karyawan yang penting untuk diketahui, yaitu.
Grade 1
Grade 1 adalah karyawan non-staff seperti supir, petugas keamanan, dan lain sebagainya. Level ini merupakan jabatan pekerjaan yang tidak menuntut keterampilan khusus dan telah memiliki prosedur kerja yang jelas dan baku.
Syarat untuk menjadi karyawan grade 1 ini diantaranya pendidikan terakhir SMA/SMK, dengan/tanpa pengalaman, atau SD/SMP dengan minimal pengalaman 2 tahun.
Grade 2
Grade 2 adalah karyawan senior non-staff.
Syarat yang biasanya diajukan dalam level ini adalah pendidikan terakhir SMA/SMK dengan pengalaman 2 tahun, atau SD/SMP dengan pengalaman 4 tahun.
Grade 3
Grade 3 adalah karyawan staff yang meliputi Staf Accounting, Staf Pemasaran, dan lain sebagainya. Staff merupakan jabatan yang tidak menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Namun menuntut keterampilan/skill tertentu, baik yang bersifat teknis maupun administratif.
Untuk menempati pekerjaan ini, calon karyawan perlu memiliki persyaratan pendidikan terakhir S1 tanpa pengalaman, D3 dengan pengalaman 2 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 4 tahun.
Grade 4
Grade 4 adalah level untuk karyawan senior staff.
Syaratnya memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 tanpa pengalaman, S1 dengan pengalaman 3 tahun, D3 dengan pengalaman 4 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 6 tahun.
Grade 5
Grade 5 disandangkan pada junior manager.
Syarat untuk mencapai level ini adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 2 tahun, S1 dengan pengalaman 5 tahun, D3 dengan pengalaman 6 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 8 tahun.
Grade 6
Grade 6 adalah manager.
Syarat untuk menjadi manager adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 4 tahun, S1 dengan pengalaman 7 tahun, D3 dengan pengalaman 8 tahun.
Grade 7
Grade 7 adalah senior manager.
Hal yang menjadi persyaratan dalam grade ini adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 6 tahun, S1 dengan pengalaman 9 tahun, dan D3 dengan pengalaman 10 tahun.
Grade 8
Grade 8 merupakan general manager.
Syaratnya adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 8 tahun dan S1 dengan pengalaman 12 tahun.
Grade 9
Sama dengan grade sebelumnya, grade 9 adalah seorang general manager. Bedanya syarat untuk grade ini adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 10 tahun dan S1 dengan pengalaman 14 tahun.
Grade 10
Level tertinggi ini ditempati oleh director.
Syaratnya adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 12 tahun, S1 dengan pengalaman 16 tahun.
Manfaat Level Grade Karyawan
Terdapat 6 manfaat yang bisa didapatkan dengan membuat level grade karyawan, yaitu:
1. Menjadi Dasar untuk Promosi Jabatan
Proses pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi bisa dilakukan ketika sudah ada level grade yang jelas. Seorang karyawan dapat memperoleh promosi jika prestasi selama 3 tahun dinilai “Baik”, memenuhi persyaratan pengalaman, pelatihan, lulus tes pengetahuan jabatan promosi dan memenuhi persyaratan lain yang telah ditentukan oleh perusahaan untuk menduduki posisi tersebut.
2. Membantu Menentukan Demosi
Demosi merupakan kebalikan dari demosi dimana seorang karyawan bisa saja dipindahkan dari jabatannya ke jabatan lain yang lebih rendah. Biasanya, syarat untuk melakukan demosi jabatan diantaranya, prestasi karyawan dalam 3 tahun terakhir dinilai “Kurang Sekali”, terpenuhinya persyaratan demosi dari pengalaman dan pelatihan serta memenuhi persyaratan lain untuk menduduki jabatan demosi.
3. Level Grade Karyawan Memudahkan Mutasi Karyawan
Grade level karyawan juga sangat membantu proses mutasi jabatan. Karyawan yang dinilai mempunyai prestasi “Cukup” selama 3 tahun terakhir, mengikuti pelatihan tentang jabatan transfer dan lulus tes untuk mengisi posisi jabatan transfer bisa melakukan perpindahan jabatan ini.
4. Membantu Mengontrol Gaji dan Tunjangan
Adanya level pada grade karyawan juga memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengelola penggajian. Merencanakan anggaran finansial sangat penting agar kebutuhan keuangan tahunan perusahaan jelas dan rinci. Terdapat beberapa pertimbangan dalam menghitung gaji karyawan. Diantaranya berdasarkan pada golongan, jabatan, masa kerja, kompetensi dan pendidikan. Hal ini akan mudah untuk dilakukan jika perusahaan melakukan level grading.
5. Memberikan Jenjang Karier yang Lebih Jelas
Ada kalanya karyawan mengalami masa burnout, dimana mereka merasa jenuh dengan pekerjaan yang tak berkembang. Oleh karena itu, level grade ini sangat penting agar karyawan tidak merasa stuck pada pekerjaan mereka. Selain itu, cara ini juga ampuh untuk digunakan dalam meningkatkan retensi perusahaan.
6. Sebagai Pertimbangan dalam Menetapkan Manpower Planning
Manfaat terakhir dari level grading ini adalah membantu perusahaan dalam menentukan jumlah karyawan yang sesuai untuk menempati posisi jabatan tertentu. Hal ini juga berdasarkan pada kebijakan yang jelas serta berdasarkan pada evaluasi kinerja.
Bagaimana Cara Membuat Level Grade Karyawan yang Efektif?
Dalam membuat level grade karyawan, sebuah perusahaan bisa menggunakan empat metode berikut ini.
1. Metode Point
Sesuai dengan namanya, metode ini digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasrkan banyaknya poin dari beban pekerjaan mereka. Ada beberapa aspek yang menjadi pengukuran poin tersebut, termasuk aspek keahlian, pendidikan, usaha dan kepercayaan. Karyawan yang memiliki jumlah poin yang sama otomatis akan mendapatkan gaji yang sama.
2. Rank Order
Metode ini merupakan metode yang paling sederhana dalam level grading, sehingga membuatnya sangat cocok digunakan di perusahaan yang berskala kecil. Cara kerja metode ini yaitu mengurutkan pekerjaan dari ranking terendah hingga ranking tertinggi berdasarkan nilai maupun tingkat kompleksitasnya.
3. Faktor Perbandingan
Cara untuk melakukan level grading berikutnya adalah membuat perbandingan dari metode-metode yang disebutkan sebelumnya. Metode ini dikenal dengan metode yang paling kompleks karena menggabungkan beberapa jenis metode job grading. Oleh karena itu, perusahaan bisa menyesuaikan penggunaan metode ini dengan kebutuhan.
4. Classification
Metode klasifikasi ini membagi jenis pekerjaan ke dalam beberapa kategori. Kategori ini dibuat berdasarkan kesamaan yang dimiliki dalam kualitas dan nilai dari pekerjaan tersebut. Contohnya penggolongan pekerja kontrak, spesialis, dan manager. Biasanya, metode ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang sudah memiliki banyak sumber daya manusia.
Itulah pembahasan mengenai level grade karyawan. Dengan memahami tentang cara membuatnya, perusahaan akan mudah untuk memastikan suatu jabatan diisi oleh orang yang tepat. Sehingga efektifitas kerja yang jauh lebih baik untuk mencapai target perusahaan akan terwujud.
Dapatkan informasi seputar Human Resource, Bisnis dan Leadership hanya di TUW Create Innovative Leader. Ikuti juga pelatihan eksklusif Sertifikasi Human Resource Manager bersama lembaga nasional BNSP dengan pembelajaran yang berbasis case study dan permasalahan ter-update yang sedang ramai di lingkungan HR. Klik disini atau DM Instagram untuk informasi selanjutnya
