
Strategi Sukses: Merumuskan Proses Bisnis dan Peran Penting dalam Organisasi
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memiliki proses bisnis yang terstruktur dengan baik merupakan kunci keberhasilan sebuah organisasi. Proses bisnis yang efektif dapat meningkatkan efisiensi, mempercepat pengambilan keputusan, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Selain itu, pembagian tugas dan fungsi yang jelas dalam organisasi akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan harmonis. Artikel ini akan membahas secara mendalam bagaimana merancang proses bisnis serta menentukan tugas dan fungsi dalam organisasi.
Daftar Isi
Pengertian Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas atau tugas yang saling terkait untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi. Proses ini melibatkan berbagai aspek seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan pelayanan pelanggan.
Kategori Proses Bisnis

- Proses Inti (Core Business Process): Aktivitas utama yang memberikan nilai langsung kepada pelanggan, seperti produksi barang atau jasa.
- Proses Pendukung (Supporting Process): Aktivitas yang mendukung proses inti, seperti pengelolaan SDM dan teknologi informasi.
- Proses Manajemen (Management Process): Aktivitas yang berkaitan dengan pengawasan, pengendalian, dan pengelolaan strategi bisnis.
Baca juga : 10 Strategi Efisien dalam Mengelola Bisnis dengan Sumber Daya Terbatas
Langkah-Langkah Merumuskan Proses Bisnis

- Identifikasi Tujuan
- Menentukan visi, misi, dan sasaran bisnis untuk memberikan arah yang jelas bagi organisasi.
- Tujuan ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART).
- Analisis Proses yang Ada
- Melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang sedang berjalan untuk menemukan kekuatan dan kelemahan.
- Menggunakan metode seperti SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk menganalisis faktor internal dan eksternal.
- Tentukan Pemangku Kepentingan
- Mengidentifikasi siapa saja yang terlibat dalam proses bisnis, termasuk karyawan, pelanggan, pemasok, dan manajemen.
- Menentukan peran dan tanggung jawab setiap pemangku kepentingan agar semua pihak memahami kontribusinya.
- Rancang Alur Kerja
- Membuat diagram alur kerja untuk memberikan visualisasi yang jelas mengenai langkah-langkah proses bisnis.
- Menggunakan alat seperti Business Process Model and Notation (BPMN) atau flowchart untuk mendokumentasikan alur kerja.
- Dokumentasi Proses Bisnis
- Menyusun prosedur operasional standar (Standard Operating Procedures/SOP) agar semua anggota tim memiliki panduan yang jelas.
- Memastikan dokumentasi mudah diakses dan dipahami oleh seluruh tim yang terlibat.
- Implementasi dan Evaluasi
- Menerapkan proses bisnis yang telah dirancang dengan melakukan uji coba untuk memastikan efektivitasnya.
- Mengadakan evaluasi secara berkala untuk mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan dan melakukan optimalisasi proses bisnis.
Tugas dan Fungsi dalam Organisasi

Struktur organisasi dalam perusahaan biasanya terdiri dari beberapa tingkatan dan divisi yang memiliki peran serta tanggung jawab masing-masing. Berikut adalah penjelasan mengenai tugas dan fungsi dari masing-masing bagian:
- Manajemen Puncak
- Bertanggung jawab atas arah strategis perusahaan secara keseluruhan.
- Membuat kebijakan utama dan keputusan bisnis yang berdampak besar.
- Memastikan perusahaan berjalan sesuai visi, misi, dan tujuan jangka panjang.
- Contoh posisi: CEO (Chief Executive Officer), Direktur Utama, atau Presiden Direktur.
- Manajemen Menengah
- Menjembatani kebijakan strategis dari manajemen puncak ke level operasional.
- Mengawasi dan memastikan implementasi strategi berjalan sesuai rencana.
- Mengelola tim di berbagai divisi untuk mencapai target perusahaan.
- Contoh posisi: Manajer departemen, Kepala Divisi, atau Supervisor Senior.
- Manajemen Operasional
- Mengawasi pelaksanaan tugas harian di tingkat operasional.
- Memastikan standar kualitas produksi atau layanan tetap terjaga.
- Melakukan pemecahan masalah sehari-hari yang terjadi di lapangan.
- Contoh posisi: Supervisor, Koordinator Tim, atau Kepala Shift.
- Divisi Sumber Daya Manusia (SDM/HRD)
- Mengelola proses rekrutmen, seleksi, dan onboarding karyawan baru.
- Menyediakan pelatihan dan pengembangan keterampilan bagi karyawan.
- Menjaga kesejahteraan karyawan, termasuk kompensasi, benefit, dan budaya kerja.
- Menangani hubungan kerja serta kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
- Divisi Keuangan
- Mengelola keuangan perusahaan, termasuk anggaran, arus kas, dan laporan keuangan.
- Menganalisis profitabilitas bisnis dan memberikan rekomendasi keuangan.
- Mengelola investasi, pajak, dan kepatuhan terhadap regulasi keuangan.
- Memastikan kestabilan finansial perusahaan dalam jangka panjang.
- Divisi Pemasaran
- Merancang dan menjalankan strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan.
- Mengelola branding, komunikasi, serta hubungan dengan pelanggan.
- Menganalisis pasar dan tren industri untuk mengembangkan produk atau layanan.
- Menggunakan berbagai kanal pemasaran seperti digital marketing, iklan, dan promosi.
- Divisi Operasional dan Produksi
- Bertanggung jawab atas proses produksi barang atau penyediaan layanan.
- Mengelola rantai pasokan, termasuk pengadaan bahan baku dan distribusi.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam operasional perusahaan.
- Memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas dan keselamatan kerja.
Kesimpulan
Merancang proses bisnis yang efektif serta menetapkan tugas dan fungsi dalam organisasi dengan jelas sangat penting untuk mencapai efisiensi dan efektivitas operasional. Dengan perencanaan yang matang dan implementasi yang baik, organisasi dapat beroperasi secara optimal dan mampu bersaing di pasar yang dinamis. Setiap divisi dalam organisasi harus memiliki peran yang terdefinisi dengan baik agar tujuan bisnis dapat dicapai secara maksimal.
Jika Anda masih bingung seputar Strategi dan Kebijakan MSDM, Anda bisa ikut program HR Manager untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian HR Manager. Dapatkan juga informasi menarik lainya di Instagram Master Kinerja.
Ditinjau oleh : Dr. Tri Utomo Wiganarto, MM