Optimalkan Kinerja Perusahaan dengan Review dan Update SOP Secara Berkala
Review dan update SOP secara berkala penting untuk menjaga efisiensi, kepatuhan, dan keselarasan operasional perusahaan dengan perkembangan zaman. Simak langkah-langkah dan tips praktis dalam artikel ini.
Di era perubahan bisnis yang cepat dan dinamis, organisasi tidak hanya dituntut untuk terus berkembang, tetapi juga harus menjaga kesesuaian antara strategi bisnis, operasional, dan regulasi yang berlaku. Salah satu komponen penting untuk memastikan ketiganya berjalan selaras adalah keberadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang relevan dan terkini.
Namun, SOP bukanlah dokumen yang ditulis sekali lalu dibiarkan begitu saja. Seiring waktu, kondisi operasional, teknologi, struktur organisasi, serta kebijakan pemerintah bisa berubah. Oleh karena itu, perusahaan perlu secara rutin melakukan review dan update SOP agar prosedur kerja tetap efisien, sesuai hukum, dan mampu mencerminkan praktik terbaik yang terus berkembang.
Daftar Isi
1. Pengertian Review dan Update SOP
Review SOP adalah proses meninjau kembali isi dokumen SOP untuk memastikan prosedur kerja yang tercantum masih sesuai dengan kebutuhan organisasi, regulasi, dan praktik operasional saat ini.
Update SOP adalah kegiatan melakukan perubahan, baik penyesuaian minor maupun revisi besar terhadap isi SOP berdasarkan hasil evaluasi. Proses ini bisa melibatkan penghapusan langkah-langkah yang tidak relevan, penambahan proses baru, hingga restrukturisasi tanggung jawab antar tim.
SOP yang diperbarui secara berkala tidak hanya berfungsi sebagai panduan kerja yang sah, tetapi juga sebagai alat kontrol mutu dan akuntabilitas dalam organisasi.
2. Mengapa SOP Harus Direvisi Secara Berkala?
Melakukan Update SOP bukanlah formalitas, melainkan kebutuhan strategis. Beberapa alasan utama mengapa review dan update SOP sangat penting:
- Menyesuaikan dengan perubahan regulasi Pemerintah atau lembaga pengatur sering kali menerbitkan kebijakan baru yang mempengaruhi tata cara operasional. SOP harus segera diadaptasi agar perusahaan tidak mengalami pelanggaran hukum.
- Mengikuti perkembangan teknologi dan sistem kerja Implementasi sistem ERP, software manajemen proyek, atau tools digital lainnya mengubah cara kerja karyawan. SOP yang lama seringkali tidak lagi relevan dengan cara kerja yang baru.
- Menyesuaikan struktur organisasi Reorganisasi atau penambahan divisi baru bisa mengubah alur koordinasi dan otorisasi, sehingga SOP perlu disesuaikan dengan peran dan tanggung jawab baru.
- Meningkatkan efisiensi dan produktivitas Melalui evaluasi, perusahaan dapat mengidentifikasi proses yang terlalu panjang, berulang, atau tidak memberikan nilai tambah. SOP dapat disederhanakan agar lebih efisien.
- Mengatasi temuan audit atau keluhan internal SOP yang tidak jelas sering menyebabkan kebingungan di lapangan, kesalahan kerja, atau konflik antar divisi. Perubahan pada SOP bisa menjawab masalah-masalah tersebut.
3. Waktu dan Momen yang Tepat untuk Review SOP
SOP sebaiknya direview secara periodik dan situasional, antara lain:
- Secara periodik: setiap 6 bulan hingga 1 tahun, tergantung skala dan kompleksitas operasional.
- Setelah audit internal/eksternal yang menemukan celah dalam kontrol proses.
- Ketika ada perubahan sistem atau teknologi kerja.
- Jika muncul keluhan atau hambatan dalam implementasi SOP.
- Saat terjadi perubahan dalam kebijakan internal atau peraturan pemerintah.
- Setelah insiden kerja atau kecelakaan yang menunjukkan SOP tidak efektif.
| Baca juga : Mengelola Karyawan Berkinerja Rendah: Strategi Efektif Untuk Meningkatkan Produktivitas Tim |
4. Langkah-Langkah Melakukan Review dan Update SOP
Berikut adalah tahapan sistematis untuk mereview dan memperbarui SOP:
- Tentukan jadwal review berkala Buat kalender evaluasi SOP per divisi agar proses ini terstruktur dan tidak terlewatkan.
- Bentuk tim review SOP Libatkan perwakilan dari pengguna SOP (tim operasional), HR, Quality Assurance, dan manajemen.
- Kumpulkan feedback dan data pelaksanaan Gunakan survei internal, laporan audit, dan analisis kinerja proses (KPI/KRI) sebagai bahan evaluasi.
- Bandingkan dokumen dengan kondisi nyata Cek apakah setiap langkah dalam SOP masih dijalankan seperti tertulis. Jika ada gap, tandai untuk direvisi.
- Identifikasi area yang perlu diubah atau dihapus Buat daftar perubahan yang diperlukan secara sistematis, mulai dari struktur dokumen, redaksi, alur, hingga penanggung jawab.
- Lakukan revisi dokumen Gunakan format template yang seragam dan tambahkan catatan revisi di bagian bawah dokumen.
- Validasi dan persetujuan manajemen SOP yang telah direvisi harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum digunakan.
- Sosialisasi dan pelatihan Berikan pelatihan atau briefing kepada semua pengguna SOP, terutama jika ada perubahan signifikan.
- Dokumentasikan dan simpan versi terdahulu Gunakan sistem version control agar riwayat perubahan terdokumentasi dengan jelas.
5. Tantangan yang Sering Dihadapi dalam Proses Revisi SOP
- Kurangnya waktu dan prioritas dari tim kerja.
- Partisipasi rendah dari pengguna lapangan karena sibuk dengan operasional.
- Dokumen SOP lama yang tidak mengikuti format seragam.
- Tidak adanya sistem manajemen dokumen yang mendukung tracking versi.
6. Tips Efektif untuk Memperbarui SOP
- Gunakan template SOP baku yang memuat tujuan, ruang lingkup, prosedur, flowchart, dan log revisi.
- Sediakan checklist evaluasi SOP yang mempermudah proses review.
- Manfaatkan tools digital seperti Google Docs, Notion, atau software manajemen dokumen berbasis cloud.
- Tambahkan kontrol versi (misalnya kode revisi: SOP-HR-03-Rev2).
- Buat tim kecil lintas fungsi agar proses review lebih kolaboratif dan mencerminkan realita operasional.
7. Penutup
Review dan update SOP secara berkala bukan hanya tentang merapikan dokumen, tetapi juga tentang memastikan organisasi Anda bekerja secara optimal, efisien, dan patuh terhadap peraturan. Dengan pendekatan yang tepat, SOP menjadi alat strategis untuk pertumbuhan perusahaan, bukan sekadar formalitas administratif.
Perusahaan yang rutin merevisi SOP-nya memiliki keunggulan dalam menjawab tantangan bisnis, mengurangi risiko, dan meningkatkan kinerja operasional.
Jika Anda masih bingung seputar Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Anda bisa ikut program Sertifikasi HR Manager untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian HR Manager. Dapatkan juga informasi menarik lainya di Instagram Master Kinerja.
Ditinjau oleh : Dr. Tri Utomo Wiganarto, MM