Pelajari cara menentukan upah pekerja dengan sistem salary structure yang adil dan efektif, serta manajemen payroll yang efisien untuk memastikan kepatuhan hukum dan kepuasan karyawan.

Menentukan upah pekerja adalah langkah penting dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Struktur gaji yang baik dapat meningkatkan motivasi, produktivitas, serta menarik dan mempertahankan talenta terbaik. Selain itu, pengelolaan payroll yang efektif memastikan pembayaran gaji berjalan lancar, akurat, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Artikel ini akan membahas bagaimana cara menetapkan struktur gaji dan mengelola payroll dengan baik.

1. Apa Itu Salary Structure & Payroll Management?

Salary structure adalah sistem yang digunakan untuk menentukan tingkat gaji karyawan berdasarkan jabatan, pengalaman, dan performa. Sementara itu, payroll management adalah proses penghitungan dan pembayaran gaji secara akurat dan sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan.

Baca juga : Merancang Kebijakan Dan Regulasi Internal SDM Yang On Point

2. Menentukan Struktur Gaji (Salary Structure)

Struktur gaji harus disusun secara strategis agar kompetitif dan adil. Berikut langkah-langkahnya:

A. Analisis Jabatan (Job Analysis)

Melakukan evaluasi terhadap tugas, tanggung jawab, dan keterampilan yang diperlukan untuk setiap posisi guna menentukan nilai relatifnya dalam organisasi.

B. Riset Pasar (Market Benchmarking)

Melakukan survei gaji untuk mengetahui standar upah di industri yang sama agar tidak terlalu rendah atau tinggi dibandingkan kompetitor.

C. Penetapan Struktur Gaji

Menentukan komponen gaji seperti:

• Gaji Pokok: Upah dasar sesuai dengan posisi dan pengalaman.
• Variable Pay: Bonus atau insentif berdasarkan performa.
• Tunjangan & Benefit: Seperti tunjangan transportasi, makan, kesehatan, dan THR.

D. Skala dan Rentang Gaji

Menentukan batas minimum, midpoint, dan maksimum untuk setiap jabatan guna menjaga keseimbangan dalam perusahaan.

Baca juga : Menyusun SOP SDM Untuk Meningkatkan Efisiensi

3. Pengelolaan Payroll (Payroll Management)

A. Pengumpulan Data Karyawan

Data yang diperlukan meliputi jabatan, absensi, pajak, BPJS, dan tunjangan.

B. Perhitungan Gaji

Komponen dalam perhitungan payroll meliputi:

• Gaji Pokok
• Tunjangan
• Lembur
• Potongan (Pajak, BPJS, pinjaman, dll.)
• Bonus & Insentif

C. Kepatuhan terhadap Regulasi

Pastikan perhitungan gaji sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan seperti Upah Minimum Regional (UMR), pajak PPh 21, dan aturan BPJS.

D. Sistem Payroll

Menggunakan software HRIS (Human Resource Information System) seperti Talenta, Gadjian, dan Sleekr untuk otomatisasi penggajian.

E. Pembayaran Gaji

Gaji dibayarkan secara bulanan melalui transfer bank atau sistem pembayaran digital dengan transparansi slip gaji.

4. Optimasi Salary Structure & Payroll Management

Agar pengelolaan gaji/upah lebih efisien, lakukan optimasi berikut:

• Transparansi: Komunikasikan kebijakan gaji kepada karyawan.
• Evaluasi Berkala: Sesuaikan struktur gaji dengan tren pasar dan kinerja perusahaan.
• Automasi Payroll: Gunakan sistem digital untuk efisiensi.
• Manajemen Pajak & Kepatuhan: Pastikan pembayaran sesuai dengan regulasi pemerintah.

Baca juga : Langkah-Langkah Evaluasi Dan Penyelarasan Organisasi

Kesimpulan

Struktur gaji/upah dan manajemen payroll yang baik sangat penting untuk menjaga kepuasan karyawan, kepatuhan hukum, dan efisiensi operasional perusahaan. Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat memastikan sistem penggajian yang adil, kompetitif, dan efektif dalam mendukung pertumbuhan bisnis.

Selain itu, struktur gaji yang transparan dan berbasis kinerja dapat meningkatkan loyalitas serta motivasi karyawan, yang pada akhirnya berdampak positif pada produktivitas dan retensi tenaga kerja. Dengan menerapkan riset pasar, skala gaji yang jelas, serta sistem payroll yang terintegrasi, perusahaan dapat menghindari masalah administrasi dan memastikan pengelolaan keuangan yang lebih akurat.

Sebagai langkah lanjutan, perusahaan disarankan untuk melakukan evaluasi berkala terhadap struktur gaji dan sistem payroll guna memastikan tetap relevan dengan dinamika bisnis dan kondisi pasar tenaga kerja. Implementasi kebijakan penggajian yang fleksibel serta berbasis data akan membantu perusahaan dalam menghadapi tantangan ekonomi dan mempertahankan daya saingnya.

---

Jika Anda masih bingung seputar Strategi dan Kebijakan MSDM, Anda bisa ikut program Sertifikasi HR Manager untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian HR Manager. Dapatkan juga informasi menarik lainya di Instagram Master Kinerja.

Ditinjau oleh : Dr. Tri Utomo Wiganarto, MM