Ikuti 5 Tips Ini, Hindari Kesalahan Saat Lakukan Offboard Karyawan
Offboard Karyawan, ada yang sudah mengenal istilah ini sebelumnya?
Ya, jika Anda pernah mendengar istilah Onboard, maka proses Offboard Karyawan adalah kebalikannya. Proses Offboard Karyawan dilakukan saat karyawan berpisah dengan perusahaan secara formal dan baik-baik. Bisa melalui resignation (pengunduran diri), termination (pemecatan secara baik-baik) maupun retirement (pensiun).
Permasalahan yang sering terjadi adalah, banyak perusahaan yang tidak terlalu mementingkan proses Offboard Karyawan karena karyawan yang ingin meninggalkan perusahaan tidak memerlukan tahap-tahap seperti ini. Padahal, jika Anda melihat dari sisi hukum yang berlaku, karyawan memiliki hak untuk meminta hak-hak yang wajib di dapatkan sebelum ia meninggalkan perusahaan.
Layaknya Onboard, proses Offboard Karyawan juga melibatkan peran antara dua belah pihak yakni karyawan dan HRD perusahaan. Keduanya harus secara aktif mengawal proses ini sampai akhir, sampai karyawan meninggalkan perusahaan. Ini dilakukan agar karyawan dan perusahaan tetap menjalin hubungan yang baik meskipun sudah tidak ada hubungan professional atau ikatan kerja lagi.
Selain itu, proses Offboard Karyawan juga dilakukan untuk menghindari terjadinya konflik antara karyawan dengan perusahaan di kemudian hari yang bahkan bisa berdampak pada citra perusahaan.
Lalu, seperti apa Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menjalankan proses Offboarding Karyawan yang baik? Simak ulasannya sampai akhir di artikel ini!
Persiapkan Hal-Hal Penting Sebelum Melakukan Proses Offboarding Karyawan
Langkah awal yang dilakukan dalam proses Offboarding Karyawan adalah melakukan persiapan terkait hal-hal penting apa saja yang dibutuhkan saat proses Offboarding Karyawan dilakukan. Beberapa persiapan yang bisa dilakukan adalah menjadwalkan pelaksanaan Exit Interview dengan manajer atau petinggi perusahaan.
Menangani Dokumen-Dokumen Penting
Ketika sesi Exit Interview sudah selesai dilakukan, selanjutnya tim HRD perlu mengurus beberapa dokumen-dokumen penting di dalam proses Offboarding Karyawan. Biasanya dokumen-dokumen yang ditangani berkaitan dengan peraturan dan hukum seperti surat kontrak kerja, Non Disclosure Agreement, dokumen NPWP, bukti payment BPJS dan lainnya.
Pastikan Semua Kewajiban Karyawan Telah Dilakukan
Sebelum meninggalkan perusahaan, karyawan diwajibkan untuk menjalankan beberapa kewajiban terakhir mereka pada saat proses Offboarding Karyawan seperti mengembalikan aset-aset perusahaan seperti laptop atau alat komunikasi penunjang pekerjaan mereka, ID card, kartu asuransi dan dokumen-dokumen lainnya.
Mengatur Proses Handover Pekerjaan Sementara Kepada Karyawan Lain
Karyawan yang mengajukan pengunduran diri tentu akan meninggalkan beberapa pekerjaan atau tanggung jawab yang belum sempat ia selesaikan. Untuk itu, tim HRD perlu mengatur pengambilalihan pekerjaan karyawan yang mengundurkan diri untuk kemudian diberikan sementara kepada karyawan lain yang memiliki job desc serupa dengan karyawan tersebut.
Di sisi lain, tim HRD juga perlu mempersiapkan kembali proses rekrutmen untuk mencari karyawan pengganti agar pekerjaan nya tidak menumpuk pada karyawan lainnya.
Memitigasi Keamanan Data Perusahaan
Tim HRD wajib untuk memutus semua akses karyawan yang mengundurkan diri ke sistem setelah mereka meninggalkan perusahaan seperti akses masuk ke gedung kantor, akses masuk ke email kantor atau software yang dimiliki perusahaan dan sebelumnya pernah ia gunakan selama bekerja di perusahaan.
Tujuannya untuk meminimalisir segala risiko bocornya keamanan data perusahaan oleh pihak yang kini sudah tidak ada kaitannya dengan perusahaan.
Mengakhiri Hubungan Profesionalitas dengan Baik
Bagaimanapun juga, karyawan yang mengundurkan diri pernah berdedikasi dan memberikan performa terbaik yang berdampak baik untuk pertumbuhan perusahaan. Tetap perlakukan mereka dengan baik dan terhormat.
Selain itu, mengakhiri hububgan kerja yang baik juga dapat membuka kesempatan untuk bekerjasama lagi di masa depan serta menjaga reputasi perusahaan agar tetap baik.
Itu dia beberapa hal penting yang perlu Anda lakukan saat melakukan proses Offboarding Karyawan. Jangan sampai ada yang terlewat agar kemungkinan-kemungkinan buruk seperti kebocoran data dan informasi karyawan serta kerugian lainnya dapat diminimalisir dengan baik.
Ikuti selalu perkembangan informasi terbaru seputar Human Resource, Bisnis dan Manajemen SDM di artikel-artikel Master Kinerja. Jangan lupa juga untuk ikuti kelas pelatihan eksklusif bersertifikat nasional dari BNSP, Sertifikasi Human Resource Manager bersama Master Kinerja dan BNSP. Klik disini untuk tahu lebih lanjut tentang kelas nya.
