Buat Job Desc yang Bikin Karyawan Baru Produktif!

Bikin karyawan baru produktif memanglah menjadi tugas seorang Human Resource baik itu untuk tingkatan staff maupun manajer yang cukup menantang. Saat Anda dan perusahaan memutusakan untuk merekrut karyawan baru, itu artinya Anda akan menambah dana untuk membiayai karyawan baru.

Seringkali perusahaan mengalami masalah profit yang tidak balik modal akibat terkuras untuk membiayai karyawan yang terlalu banyak namun tidak efektif. Hal ini salah satunya disebabkan karena penjabaran job description yang belum efektif sehingga karyawan tidak dapat bekerja maksimal di tugas dan tanggung jawabnya.

Padalah, job description merupakan awal mula bikin karyawan baru produktif di perusahaan. Job description dapat meningkatkan produktivitas karyawan baru di perusahaan dengan detail pekerjaan yang tepat dan jelas. Dengan job desc yang baik, perusahaan pun dapat menarik calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan dan menghindari kesalahpahaman dan peran serta tanggung jawab.

Selain bikin karyawan baru produktif, dengan adanya job desc yang efektif, karyawan pun tidak akan merasa bekerja serabutan sehingga baik karyawan maupun perusahaan memiliki tolak ukur keberhasilan dalam bekerja.

Lalu, apa saja yang harus dilakukan untuk membuat job description yang efektif untuk bikin karyawan baru lebih produktif dalam bekerja di perusahaan? Simak ulasannya di bawah ini.

Buatlah Daftar Pekerjaan Sehari-Hari Karyawan

Tips bikin karyawan baru produktif yang harus Anda lakukan pertama adalah membuat daftar pekerjaan sehari-hari karyawan baru saat ia akan memulai pekerjaan nya di perusahaan. Anda bisa mengumpulkan data yang dibentuk dalam sebuah tabel berisi rincian kegiatan dan waktu pengerjaan pekerjaan.

Setelah data pekerjaan karyawan baru terkumpul, kelompokkan pekerjaan berdasarkan estimasi atau jangka waktu penyelesaian. Bagi penyelesaian ke dalam jangka panjang atau pendek. Jangan lupa tentukan cara penyelesaian pekerjaan, apakah pekerjaan harus diselesaikan perorangan atau bersama tim. Ini untuk memudahkan arahan kepada karyawan baru tentang pekerjaan yang harus ia kerjakan.

Membuat daftar pekerjaan sehari-hari setiap karyawan memang cukup memakan waktu dan tidak bisa selesai dalam satu hari. Namun, jika Anda sudah berhasil membuat daftar pekerjaan yang rinci, selain bikin Anda bisa membuat perusahaan autopilot sehingga waktu Anda sebagai manajer Human Resource tidak akan tersita banyak untuk mengatur karyawan.

Spesifikasikan Setiap Pekerjaan Berdasarkan Jabatan

Tips kedua untuk membuat job desc yang bikin karyawan baru produktif adalah Anda harus mencatat semua jabatan yang ada di perusahaan dengan rinci. Mulai dari Top Management, Middle Management sampai Low Management. Jika semua jabatan sudah terkumpul, uraikan masing-masing jabatan menjadi beberapa data dalam tabel, seperti nama jabatan, departemen dan detail tugas atau tanggung jawab pekerjaan yang harus di selesaikan.

Jika sudah, sederhanakan semua pekerjaan dari masing-masing jabatan agar lebih efektif dan mudah dibaca. Jika kita beri contoh, misalkan karyawan baru A, dia akan menjabat sebagai Marketing Communication. Setiap hari, karyawan baru A melakukan pekerjaan seperti membuat bahan kampanye, melakukan koordinasi dengan tim sales dan gudang, serta lainnya.

Dengan penjabaran tugas dan tanggung jawab yang detail sampai dimana mereka tau harus dengan bagian mana saja mereka berkoordinasi setiap hari, akan membuat karyawan jelas apa saja yang harus ia kerjakan selama berada di kantor. Ini juga akan bikin karyawan baru produktif di kantor.

Komunikasikan Job Desc dengan Tiap Management

Selanjutnya, Anda harus mengkomunikasikan job description yang sudah dibuat ke tiap manajemen untuk membicarakan nya kembali. Apakah job description sudah sangat jelas sebelum nantinya mereka akan memberikan detail job description kepada karyawan, atau ada bagian yang masih dianggap kurang jelas.

Manajemen akan memberikan masukan terkait job desc yang telah dibuat. Jika diperlukan dan mendapatkan masukan dari manajemen, Anda bisa melakukan perubahan sedikit data pekerjaan dan tanggung jawab.

Biasanya, manajemen akan memberikan masukan dengan sudut pandang kepentingan perusahaan, bukan kepentingan individu karyawan. Dari sisi tim pun manajemen membutuhkan kejelasan tanggung jawab pekerjaan yang membutuhkan kerjasama tim atau divisi yang lain.

Jadi, jangan lupa untuk mengkoordinasikan seluruh job desc yang sudah dibuat bersama manajemen, supaya bikin karyawan abru produktif dan bisnis Anda pun bisa tumbuh dengan baik.

Sosialisasikan Job Desc Kepada Karyawan

Terakhir, jika job desc yang di rancang sudah di setujui oleh manajemen, selanjutnya Anda mensosialisasikannya kepada karyawan baru dan seluruh karyawan yang ada di perusahaan. Mengapa? Karena karyawan lain juga butuh untuk tau apa saja pekerjaan yang akan dikerjakan karyawan baru, sehingga mereka akan paham dan saling membantu jika ada pekerjaan yang juga berkaitan dengan mereka.

Anda bisa melakukan metode coaching dan counseling untuk mensosialisasikan job desc nya. Cara ini dianggap efektif selain untuk menyampaikan job desc yang sudah di setujui manajemen perusahaan, juga untuk memperkenalkan karyawan baru tentang perusahaan dan mengembangkan kemampuan karyawan.

Bukan hanya bikin karyawan baru produktif, dengan metode ini, Anda juga bisa membimbing karyawan baru untuk bekerja yang dapat mencapai target.

Itulah dia tahapan mulai dari proses pembuatan job desc sampai mensosialisasikan job desc kepada karyawan baru, semata-mata untuk bikin karyawan baru produktif. Jangan lupa untuk perbaharui informasi terbaru tentang Human Resource hanya Master Kinerja. Ikuti juga kelas training eksklusif bersertifikasi BNSP di Sertifikasi Human Resouce Manager bersama BNSP dan Master Kinerja.

Klik disini untuk cari tahu informasi lebih lanjut dan modul nya.