6 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Untuk HRD
Dalam dunia sumber daya manusia (SDM) yang semakin kompleks, penggunaan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) telah menjadi suatu kebutuhan yang mendesak. HRIS merupakan perangkat lunak atau sistem yang membantu HR dalam manajemen data karyawan, penggajian, manajemen kinerja, dan banyak lagi. Dalam mengelola HRIS, HR perlu menguasai sejumlah alat dan aplikasi. Artikel ini akan membahas enam alat penting yang harus dikuasai oleh HR untuk memaksimalkan penggunaan HRIS, yang ingin meningkatkan efesiensi operasional mereka.
1. Dua Set Instrumen Assessment Center
Tools pertama yang harus dikuasai HR dalam penggunaan sistem informasi sumber daya manusia adalah dua set assessment center yang digunakan untuk mengukur keterampilan, kemampuan dan potensi karyawan. Dua set ini terdiri dari set assessment center untuk manajer dan set assessment center untuk karyawan level supervisor. Kedua set instrumen ini terdiri dari instrumen pelatihan, analisis kasus, role play, focus group discussion dan behaviour event interview. Contoh penerapan set instrumen untuk manajer adalah latihan kasus manajemen, wawancara manajemen, asesmen 360 derajat yag melibatkan penilaian dari berbagai pihak, dan latihan diskusi kelompok. Begitu pula dalam implementasi set instrumen untuk karyawan level supervisor, mereka akan dinilai melalui latihan kasus kerja supervisor, wawancara supervisor, asesmen keterampilan teknis, penilaian kinerja tim dan penilaian konflik serta resolusi.
2. Kamus Kompetensi Dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Kamus kompetensi soft skill dan hard skill merupakan salah satu tools utama yang harus dikuasai HR dalam sistem informasi sumber daya manusia karena mempunyai fungsi untuk mengukur dan mengembangkan level kompetensi karyawan di sebuah perusahaan. Kamus ini sudah dilengkapi dengan level soft competencies yang terdiri dari kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, empati, kemampuan manajemen konflik, etika professional, problem solving, manajemen waktu dan presentasi serta dilengkapi dengan hard competencies yang terdiri dari kemampuan manajemen kinerja, pengembangan karyawan, pengelolaan data dan analisis, pengelolaan kontrak dan kompensasi, manajemen proyek, kemampuan teknologi informasi dan analytics HR.
3. Kuesioner dan Laporan Survey Kepuasan Karyawan
Tools HR yang tak kalah penting untuk dikuasai adalah satu set kuesioner yang bisa digunakan untuk mengukur level kepuasan karyawan. Alat ini juga sudah dilengkapi dengan contoh laporan lengkap yang memuat data hasil pengukuran survei, yang dapat digunakan sebagai referensi bagi HR saat akan melakukan survei secara nyata. Dalam pelaksanaanya, seorang HR perlu merancang kuesioner yang relevan, mengelola survey dengan efisien, melakukan analisis data serta membuat laporan, memberikan feedback serta melibatkan karyawan selama proses survey berlangsung.
4. Matriks Training Plan dan Silabus Training
Matriks ini memberikan tabel training plan yang lengkap yang memuat judul pelatihan yang harus diberikan pada setiap jenjang karyawan. Mulai dari karyawan di level biasa hingga karyawan level senior. Topik pelatihan yang ada dalam tools ini mencakup soft skills dan functional skills untuk berbagai bidang, seperti pemasaran, keuangan, HRD, dan lain sebagainya.
Selain tabel training plan, tools ini memberikan silabus lengkap berisi poin materi dalam sistem informasi sumber daya manusia yang harus diberikan dalam setiap pelatihan serta telah disusun dalam tabel.
5. Tabel Tingkat Gaji dan Skala Faktor Kompensasi
Seorang HR bisa menggunakan tools ini untuk menentukan besaran gaji yang banyak digunakan dalam proses penentuan job grading. Tools ini memberikan detail dari setiap faktor yang diuraikan dan dijelaskan juga untuk setiap skala penentu besaran gaji.
Di dalam tabel ini juga terdapat tabel salary grade yang berisi hasil penilaian job grading setiap karyawan. Sistem Informasi SDM ini sangat berguna untuk proses penentuan job grading dan salary structure.
6. Katalog KPI
Tools HRD terakhir yang wajib dikuasai oleh para anggota tim HRD adalah katalog KPI. Katalog ini berisi Indikator kunci performance yang banyak digunakan dalam penilaian kinerja karyawan. Daftarnya mencakup bidang keuangan, HRGA, pemasaran, IT, produksi, sales, dan lain-lain. HR akan mendapatkan kemudahan dalam menentukan KPI untuk setiap divisi dalam perusahaan dengan katalog ini.
Itulah beberapa tools yang bisa digunakan untuk mempermudah proses kerja di bidang HR sebagai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Adanya berbagai tools tersebut akan sangat menghemat tenaga dan waktu dan produktivitas kerja pun bisa dimaksimalkan. Dapatkan informasi seputar Human Resource, Bisnis dan Leadership hanya di TUW Create Innovative Leader. Ikuti juga pelatihan eksklusif Sertifikasi Human Resource Manager bersama lembaga nasional BNSP dengan pembelajaran yang berbasis case study dan permasalahan ter-update yang sedang ramai di lingkungan HR. Klik disini atau DM melalui Instagram untuk informasi selanjutnya
